Powrót do biura bez nakazu: jak zachęcić pracowników, żeby chcieli przychodzić

Krótko: jak zachęcić pracowników do pracy w biurze?

Daj im powód, który ma sens dla nich, a nie tylko dla firmy. Zespół powinien być w biurze w te same dni, a te dni powinny mieć coś, czego nie da się zrobić zdalnie: wspólne spotkanie, rozmowy, lunch, warsztat albo zajęcia. Do tego wygodne biuro i jasne zasady, bez straszenia.

Jak wygląda praca zdalna i hybrydowa w Polsce

Według GUS w I kwartale 2025 roku zdalnie, zwykle lub czasami, pracowało 1912 tys. osób, czyli 11,2% pracujących. W badaniu Grant Thornton (100 średnich i dużych firm, listopad 2025) odsetek firm, które pozwalają na pracę zdalną, spadł z 71% w 2024 roku do 55% w 2026 roku, a pełną swobodę wyboru miejsca pracy daje już tylko 13% firm.

Według danych JLL opisanych w 2024 roku pracownicy biurowi w Polsce byli w biurze średnio 2,4 dnia w tygodniu, wobec 4,1 dnia przed pandemią. We wtorki i środy biura były zajęte w 60⁠–⁠70%, a w piątki w 10⁠–⁠20%.

Dlaczego firmy chcą powrotu do biura i co ryzykują

Firmy, które ograniczały pracę zdalną, najczęściej wskazywały gorszy przepływ informacji (44%), spadek efektywności (33%) i pogorszenie atmosfery i więzi (26%). Tylko 7% podało, że to pracownicy sami chcą częściej pracować w biurze. Jednocześnie 78% firm wprowadzających ograniczenia liczyło się z utratą części zespołu (Grant Thornton, 2026).

Z drugiej strony 47% osób pracujących hybrydowo było przeciwnych narzucaniu stałej liczby dni w biurze (Cushman & Wakefield, 2024). Nakaz bez powodu łatwo zamienia się w obecność „dla odhaczenia”.

Co przyciąga ludzi do biura, a co zniechęca

Ponad 60% pracowników biurowych w badaniu JLL mówiło, że najważniejsze w biurze są spotkania na żywo ze współpracownikami. Gallup opisuje powody przychodzenia do biura jako kontakt, współpracę, kreatywność i kulturę firmy. Zniechęca najczęściej dojazd i jego koszt oraz dni, w które w biurze nikogo z zespołu nie ma.

Stały dzień zespołu: co mówią badania

Nick Bloom, ekonomista ze Stanfordu, zaleca, żeby zespół przychodził do biura w te same dni, a spotkania i wydarzenia planować właśnie na nie. Jego zdaniem ludzie przychodzą przede wszystkim dla współpracowników, a gdy przyjeżdżają do pustego biura, cały sens znika. To rekomendacja na podstawie rozmów z firmami, a nie wynik eksperymentu na samym „dniu zespołu”.

Eksperyment jest za to w innej sprawie. W badaniu opublikowanym w „Nature” (1612 pracowników Trip.com w Szanghaju) osoby pracujące hybrydowo, ze stałymi dniami pracy z domu, odchodziły z firmy o jedną trzecią rzadziej (4,8% wobec 7,2%), a przez dwa lata nie było różnicy w ocenach ani awansach (Bloom i in., 2024). Jeden ze współautorów jest współzałożycielem Trip.com, co warto mieć na uwadze.

Pomysły dla HR: dzień w biurze, który ma sens

• Wybierzcie jeden lub dwa stałe dni zespołu i planujcie na nie spotkania, które naprawdę wymagają rozmowy na żywo.
• Dodajcie coś, co łatwiej zrobić razem niż osobno: wspólny lunch, krótkie spotkanie zespołu, warsztat albo zajęcia ruchu w biurze.
• Zadbajcie o miejsce do skupienia, bo hałas i rozpraszanie zniechęcają do pracy w biurze.
• Pokażcie przykład: menedżerowie, którzy przychodzą w dni zespołu, są silniejszym sygnałem niż mail z nakazem.
• Zbierzcie opinie po kilku tygodniach i zmieńcie to, co nie działa.

Zajęcia jogi jako powód, żeby spotkać się w biurze

Nie znalazłam badania, które mierzyłoby, czy zajęcia jogi w biurze zwiększają frekwencję, więc nie obiecuję tego. To pomysł, który dobrze pasuje do zaleceń o stałych dniach zespołu: na przykład w czwartek o 16:30 zespół ma spotkanie, a potem 45 minut zajęć w sali konferencyjnej. Ludzie mają powód, żeby przyjść tego samego dnia, a firma daje im coś dla zdrowia, czego nie dostaną przy biurku w domu.

• Joga dla firm w Warszawie: cotygodniowe zajęcia w biurze →
• Joga jako benefit pracowniczy →

Przepisy o pracy zdalnej: o czym pamiętać

Od 7 kwietnia 2023 roku pracę zdalną regulują przepisy Kodeksu pracy. Jeśli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, każda strona może złożyć wiążący wniosek o jej zaprzestanie, a powrót do poprzednich warunków następuje najpóźniej po 30 dniach. Pracodawca nie może tego zrobić wobec części osób chronionych, na przykład kobiet w ciąży czy rodziców małych dzieci, chyba że praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy. Odmowa zgody pracownika na zmianę warunków nie może być przyczyną wypowiedzenia.

Jeśli praca zdalna była uzgodniona od początku zatrudnienia, jej zmiana wymaga porozumienia albo zmiany warunków umowy. To kolejny argument, żeby zachęcać, a nie nakazywać. Przed zmianą zasad warto skonsultować się z prawnikiem.

Wspólne dni w biurze z Agnieszką

Prowadzę dla zespołów cotygodniowe zajęcia jogi w biurze i warsztaty antystresowe, na matach albo w wersji biurowej bez mat, po polsku lub po angielsku. Wystarczy sala konferencyjna. Pierwsza rozmowa trwa 20 minut i jest bezpłatna.

• Warsztaty antystresowe dla firm →
• Praca zdalna a zdrowie →

Najczęstsze pytania

Źródła

1. Główny Urząd Statystyczny (2025). Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo: wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r. (praca zdalna). stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5475/12/64/1/pracujacy_bezrobotni_i_bierni_zawodowo_wyniki_wstepne_badania_aktywnosci_ekonomicznej_ludnosci_w_1_kwartale_2025_r..pdf
2. Grant Thornton (2026). Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2026, edycja III (CATI, 100 średnich i dużych firm, listopad 2025). grantthornton.pl/wp-content/uploads/2026/02/Praca-zdalna-okiem-przedsiebiorcow-2026-edycja-III.pdf
3. Rzeczpospolita (2024). Trudno dzisiaj zagonić pracownika do biura, szczególnie w piątek (dane JLL o obecności w biurach), 22 kwietnia 2024 r. www.rp.pl/praca/art40215011-trudno-dzisiaj-zagonic-pracownika-do-biura-szczegolnie-w-piatek
4. JLL Polska (2024). Biuro to przestrzeń współpracy i tworzenia relacji. www.jll.com/pl-pl/newsroom/biuro-to-przestrzen-wspolpracy-i-tworzenia-relacji
5. Cushman & Wakefield (2024). Biuro czy dom? Co przyciąga Polaków do pracy w biurze? www.cushmanwakefield.com/pl-pl/poland/insights/largest-cities-in-poland-work-hybrid
6. Microsoft (2022). Work Trend Index Pulse Report: Hybrid Work Is Just Work (20 000 osób w 11 krajach). www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work-is-just-work
7. Gallup (2024). Hybrid Work Needs a Workplace Value Proposition. www.gallup.com/workplace/643874/hybrid-work-needs-workplace-value-proposition.aspx
8. Fortune (2022). The companies winning at hybrid work, according to Stanford economist Nick Bloom, 17 października 2022 r. fortune.com/2022/10/17/companies-winning-hybrid-work-nick-bloom-salesforce/
9. Bloom N., Han R., Liang J. (2024). Hybrid working from home improves retention without damaging performance. Nature, 630(8018), 920⁠–⁠925. doi.org/10.1038/s41586-024-07500-2
10. Kodeks pracy, rozdział IIc „Praca zdalna” (w mocy od 7 kwietnia 2023 r.), art. 67¹⁸–67³⁴, w tym art. 67²² (wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej) i art. 67³³ (praca zdalna okazjonalna). isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141